Dès ce mardi 17 mars, le Homeworking sera d'application pour l'ensemble des collaborateurs d'Ethias, à l'exception des équipes DIM et restaurant.

Nous disposons de tous les outils pour travailler correctement à la maison (portables, VPN, Microsoft Teams,…) et nous comptons sur votre responsabilité et votre bon sens, dans ces circonstances exceptionnelles, pour que cette organisation ait un impact neutre sur la continuité des activités (productivité, taux d’accueil téléphonique,…).

Quelques équipes resteront présentes physiquement, compte tenu de la nature de leurs activités :

• Les collègues des cuisines : qui seront affectés à d’autres activités (DIM)
• Les collègues de la DIM  : pour la gestion du courrier papier et afin de rassurer les flux avec Input4You et Youston.

Les bureaux régionaux seront également fermés jusqu'à nouvel ordre. Les modalités pratiques leur seront communiquées par leur hiérarchie. Il en va de même pour l'organisation du travail des inspecteurs.

Toutes les réunions physiques (avec les internes et les externes) sont dès maintenant annulées jusqu’à nouvel ordre et sont à remplacer par des réunions Teams. Nous vous recommandons néanmoins de limiter les réunions en mode « vidéo conférence » aux cas vraiment nécessaires afin d'éviter toute surcharge de notre réseau.

Nous tenons à vous rassurer : il s’agit de mesures préventives mais nécessaires.

Nous vous invitons à les appliquer dès ce mardi matin.

• Pour les questions organisationnelles : prenez contact avec votre manager
• Si vous êtes malade et incapables de travailler : un certificat médical est à fournir aux RH (RH_Administration@ethias.be)
• Si vous êtes apte à travailler et que vous ne figurez pas dans les équipes citées : vous passez en mode Homeworking jusqu’à nouvel ordre (veillez à encoder vos prestations Homeworking dans MyTime)
• Si vous avez une question : consultez la rubrique FAQ sur Oasis et ci-dessous. Si vous n’y trouvez pas votre réponse, envoyez votre question par mail à RH_Covid@ethias.be ou contactez le 04/232 89 52
• Si vous rencontrez des problèmes techniques (connexion, accès ou autre) : contactez la Hotline par mail (g-hotline@nrb.be) ou par téléphone au 04/235 8383
• Il est fortement recommandé d’enregistrer votre numéro de GSM dans e-Blox. Cela nous permettra de vous informer par SMS si la situation le demande. 

Les différents dispositifs de protection informatique mis en place imposent une première connexion à partir d’un réseau Ethias (wifi ou câble) afin de télécharger un certificat de sécurité qui ne peut être obtenu que par cette voie.

Si vous n'avez jamais activé le VPN, il est essentiel de vous connecter une première fois sur le réseau Ethias avant de pouvoir travailler depuis votre domicile.

Pour vous connecter en VPN depuis votre domicile :

Lancez l’application « Cisco AnyConnect » et activez le VPN en utilisant la connexion, selon le groupe qui vous a été attribué lors de la phase 2 :

• « ETHIAS_CERT » si vous faites partie du groupe A
• « ETHIAS_CERT_BACKUP » si vous faites partie du groupe B

Si l’une de ces connexions ne fonctionne pas, utilisez l’autre et signalez-le en introduisant un ticket à la hotline.

Si les deux connexions sont inaccessibles : redémarrez votre PC.

Lorsque vous êtes connectés en VPN depuis votre domicile :

• Soulagez autant que possible le réseau ! N'utilisez que les applications nécessaires, ne regardez pas de longues vidéos et n’activez pas la vidéo lors de vos conférences dans Teams.
• Ne changez pas votre mot de passe. Faites appel à la hotline s’il arrive à échéance.
• Certaines impressions locales ne sont pas disponibles et des solutions sont en cours de développement. En cas de problème, contactez votre responsable. 

La mise en place de ces mesures entraîne logiquement de nombreuses questions pratiques relatives aux situations particulières de chacun. Afin d'anticiper au maximum vos questions, les RH ont compilé un FAQ que nous vous invitons vivement à consulter ci-dessous. 

1. Respect des consignes et solidarité  

Je respecte les consignes données par mon management sauf mesures spécifiques communiquées et validées par la Direction des ressources humaines (notamment dans les cas spécifiés ci-dessus).

2. Prestations sur site  

Si vous faites partie des quelques catégories de collaborateurs autorisées à prester sur site :

• Restez particulièrement vigilant au respect des mesures générales de précaution publiées sur Oasis.
• En cas d’apparition du moindre symptôme, même léger, restez à la maison, contactez votre médecin traitant et faites couvrir votre incapacité par un certificat médical. Le certificat peut être envoyé sur l’adresse RH_administration@ethias.be. (Une photo suffit).

Si vous pensez avoir été exposé au Covid-19 pour quelle que raison que ce soit (ex. contact direct ou retour de l’étranger,…), restez à la maison et prenez contact avec les RH, soit via la hotline RH 04/232.89.52 ou via mail RH_Covid@ethias.be

3. Homeworking  

• La journée ou période Homeworking doit être enregistrée dans My Time sous le code d’absence « 10 – Homeworking ». Elle ne doit pas et ne peut pas être enregistrée via le pointage PC. Il est en effet primordial que l’employeur sache à tout moment qui preste depuis la maison ou non, et ce notamment pour des raisons liées à la gestion des risques et à la couverture en accidents du travail.
• Il n’y aura en conséquence ni crédit d’heure, ni heure supplémentaire, comptabilisé pour les journées en homeworking.
• Les prestations en homeworking doivent prioritairement être réalisées durant les heures habituelles de travail (respect des horaires prévus au règlement de travail et des plages horaires obligatoires) et ce, dans l’objectif d’assurer au maximum la continuité du service et la pérennité de nos activités. L’organisation concrète des activités/permanences/… se fait sous la responsabilité du management.
• Le travailleur doit veiller à se trouver dans un endroit calme, lui permettant d’effectuer ses prestations dans les meilleures conditions possibles.
• Le co-homeworking (plusieurs collaborateurs qui se réunissent chez l’un ou l’autre pour homeworker) n’est pas autorisé dans la mesure où cela serait contradictoire avec les mesures prises par l’entreprise en termes de distanciation sociale.
• Par contre, si un travailleur devait opter pour homeworker à un autre endroit que le domicile renseigné auprès de son employeur (ex. problème ou absence de connexion, pas d’endroit suffisamment calme,…), il peut homeworker au départ d’un autre endroit en veillant cependant à renseigner l’adresse précise de l’endroit où il se trouve dans la zone « commentaires » lorsqu’il encode sa journée de Homeworking dans « My Time ».
• Accident du travail : Si le travailleur est victime d’un accident durant ses prestations en Homeworking, il doit immédiatement en informer l’employeur au moyen d’une communication écrite (via RH_administration@ethias.be) dans laquelle il détaille l’accident et ses circonstances.
• S’agissant d’un cas de force majeure, il est normal qu’une convention homeworking spécifique ne soit pas soumise à la signature du collaborateur.

4. Maladie  

Si vous êtes malade et n'êtes pas en mesure de travailler même en Homeworking, les règles ne changent pas :

• Avertissez d’urgence, et pour 9h30 au plus tard ou pour l’heure de début de prestations prévues par mon horaire, les ressources humaines et votre management
• Justifiez de cette incapacité dès le premier jour d’absence par la production d’un certificat médical qui peut être envoyé par mail à RH_administration@ethias.be (une photo suffit).

5. Mise à disposition de matériel et alternatives

La priorité est d’équiper tout le monde d’un PC portable et d’un système de téléphonie (casque + jabber).

Dans un second temps, la priorité sera donnée à la distribution des packs home (écran + clavier), lesquels apportent plus de confort.

• Plus globalement, le travailleur s’engage à ne pas utiliser le matériel mis à sa disposition à des fins privées. Il reste la propriété de l’employeur.
• Le travailleur s’engage à en prendre soin en bon père de famille et à informer l’employeur immédiatement de tout dommage ou défaut.

Pour ceux qui n’auraient pas reçu de matériel, l’alternative est la suivante :

• Utilisation d’un ordinateur personnel avec une connexion VDI
• La demande peut-être faite à l’adresse ci-dessous.
• Vous devez disposer d’un smartphone capable de charger une appli
• La procédure pour se connecter vous sera envoyée sur votre adresse mail personnelle. Nous vous remercions dès lors de la communiquer lors de votre demande ainsi que votre numéro de GSM.

Que faire si votre matériel tombe en panne ?

Signalez le problème à l’adresse mail ci-dessous en fournissant des données de contacts personnelles soit pour organiser la reprise et la mise à disposition d’un nouveau matériel soit pour mettre en place une alternative de type « connexion VDI ».

Contact : homeworking@ethias.be

6. Problème IT  

L’assistance technique est exclusivement gérée par NRB via :

• Le helpdesk : 04/235 83 83 et la hotline@nrb.be
• Le portail IT disponible sur Oasis

Tout incident doit donner lieu à l’ouverture d’un ticket pour prise en charge tant pour permettre la résolution du problème sur un plan individuel que pour offrir une vue d’ensemble des problèmes rencontrés et une approche plus collective le cas échéant.

A noter cependant que NRB n’est pas compétent pour les problèmes liés à la connexion Internet. Pour ces derniers, un contact doit être pris avec le fournisseur (ex. Proximus, Voo,…).

Si le problème ne pouvait être résolu par le fournisseur endéans les 24h, il convient de prendre immédiatement contact téléphonique avec la hotline RH 04/232.89.52 pour organiser une prestation au départ d’un autre site.

7. Garde d’enfants  

A partir de ce lundi, les écoles seront fermées. Un accueil exceptionnel doit néanmoins être assuré et il convient d’éviter de solliciter une personne ressource qui ferait partie d’un groupe à risques (ex. les grands-parents).

Plusieurs cas de figure :

• Soit je n‘ai pas d’enfant ou mes enfants sont suffisamment grands que pour se gérer tous seuls (à partir de 12 ans). Il n’y a alors pas de dispositions particulières à prendre pour télétravailler
• Soit mes enfants sont suffisamment grands que pour me laisser travailler au calme mais trop petits que pour rester tous seuls (principalement la tranche 7-12 ans). Il n’y a pas de contre-indication au homeworking.

• Soit mes enfants sont encore petits (principalement les jeunes enfants de moins de 7 ans). Le homeworking dans ces cas-là n’est envisageable que pour autant qu’une solution de garde puisse être trouvée par ailleurs (ex. conjoint, arrangement avec des personnes non à risques qui font partie de mon entourage et qui travaillent à temps partiel,  baby-sitting par des ados qui font partie de mon entourage,…) et ce, de manière à ce que le collaborateur puisse effectuer ses prestations dans un endroit calme.

Si aucune solution de garde ne peut être trouvée, le collaborateur est invité à :

• soit prendre ses congés
• soit introduire une demande de crédit-temps motivé pour s’occuper d’un enfant de moins de 12 ans, ou de congé parental (informations disponibles sur le site de www.onem.be)
• soit introduire une demande de congé sans-solde. A cet égard, deux options sont envisageables :
  • Utiliser le demi-jour sans solde par semaine prévu au règlement de travail
  • Utiliser le pot de 10 jours de congé sans solde prévus par an pour raisons impérieuses

Exceptionnellement, une certaine souplesse pourra être envisagée dans :

• L’organisation du homeworking
• L’organisation des activités réalisées et ce, en accord avec le management (ex. exceptionnellement, en présence d’enfants, réaliser des tâches plus administratives)
• Les régimes de prestations à temps partiels (ex. j’ai une solution de garde autre que moi pour le mercredi mais pas pour le jeudi – Est-ce que je peux temporairement changer mon jour de non-prestation qui est normalement fixé au mercredi ?), étant entendu que les modifications ne pourront porter que sur des jours entiers et n’être actées que pour l’ensemble de la période concernée. 

Idée solidaire 

Certains collègues se sont manifestés au sujet de la possibilité de faire don de leurs jours de congé à des collègues qui seraient en difficulté pour la garde leurs enfants. C’est effectivement possible, mais uniquement pour les jours de congé d’ancienneté Ethias.

Si vous souhaitez faire un don, merci de bien vouloir le signaler sur l’adresse RH_adminsitration@ethias.be. 

8. Parking

La majorité des collègues prestant en Homeworking, les places de parking sont à compter de ce mardi en accès libre, principalement pour les collaborateurs appelés à prester sur site. Il est donc possible que votre place soit occupée à un moment où vous-même seriez autorisé à venir sur site. Les places ne manquent pas. Garez-vous un peu plus loin.

Il est bien évident qu’il s’agit d’une mesure temporaire.

9. Stagiaires  

Les contacts sont pris avec les établissements scolaires pour suspendre les stages en cours.

Les étudiants sont invités à ne pas se présenter sur site jusqu’à nouvel ordre et à restituer l’ordinateur portable qui aurait été mis à disposition.

En cas de restitution de matériel, merci de prendre contact avec homeworking@ethias.be pour réattribution.

10. GDPR et confidentialité des données  

Le travailleur veillera en tout temps à respecter le caractère confidentiel des données qui lui sont fournies ainsi que les règles de protection des données, en veillant notamment à prendre toutes les mesures nécessaires à la maison pour que des tiers ne puissent avoir accès à l’information.

En cas d'incident relatif à la protection des données, n'hésitez pas à le signaler sans délai via Mr Oups sur Oasis.

Compte tenu des mesures qui ont été prises ce jeudi 12 mars par le gouvernement fédéral, la cellule de crise interne COVID-19 a pris un certain nombre de mesures.

Tous nos bureaux régionaux seront fermés jusqu’à nouvel ordre.

Les initiatives suivantes vont être prises afin de garantir un service optimal à nos assurés :

• Les assurés qui avaient pris rendez-vous pour les semaines suivantes seront contactés afin de leur proposer une aide à distance
• Un visuel sera envoyé pour informer nos clients que nos bureaux seront exceptionnellement fermés à partir du 17 mars
• Dans un premier temps, les clients des bureaux seront activement renvoyés vers nos Contact Center et notre site web
• Durant les prochaines semaines, nos collègues des bureaux régionaux seront prioritairement affectés au soutien du Customer Center depuis leur domicile (téléphonie, courrier, chat en direct) et au backlog fight
• Les instructions de travail seront transmises par les cluster managers et seront adaptées si nécessaire
• Les lignes téléphoniques directes des bureaux seront déviées vers les customer centers de Liège et de Hasselt.
• Notre site internet sera adapté. Un e-mailing et un SMS personnalisés seront envoyés à nos assurés afin d'attirer leur attention sur le fait que nos bureaux seront fermés jusqu'à nouvel ordre, avec un renvoi actif vers notre site web et nos customer centers.
• Dans le cadre de cette organisation temporaire, nous allons essayer de traiter toutes les questions de nos clients par téléphone afin de fournir un service à distance maximal.